Pernahkah ketika mengikuti meeting di Organisasi anda kondisinya membosankan, jenuh, membicarakan orang lain, gosip, ghibah, mengulang informasi yang sama, tidak jelas arah pembahasan, bahkan pengabaian pada hasil meeting sehingga aktivitas yang dilakukan tidak Produktif.

Itu karena meeting yang dilakukan tidak dimanage dengan baik oleh pimpinan, manager atau siapapun yang memimpin meeting.

Selama pengalaman saya ketika bekerja baik di dunia pendidikan, profesional atau instansi lainnya selalu fokus pada apa hasil atau Goal yang ingin dicapai sehingga meeting terasa terukur dan terarah.

Lalu Bagaimana caranya agar meeting yang akan kita lakukan efektif?

Berikut Rumus yang sering saya lakukan ketika melakukan meeting yaitu TAL. Apa itu TAL? TAL adalah kepanjangan dari to Achieve List. Jadi setiap kita akan melakukan meeting pastikan kita memiliki List Target yg ingin dicapai apa saja.

Setelah kita memiliki TAL maka turunkan ke 3W (What, Who, When).

What

Apa saja yang ingin kita kerjakan atau capai

Who

Siapa yang akan menjalankannya, pastikan sebutkan nama

When

Pastikan dan tentukan kapan waktunya pencapaian list itu harus selesai (timeline), saya sering menyebutnya Fokus Papan Waktu dan Papan Skor (sebagai Dashboard).

Nah itulah cara kerja meeting efektif yang sering saya lakukan dan jangan lupa setiap apapun yang disampaikan di meeting selalu dicatat sebagai MoM (Minute of Meeting). MoM ini sekaligus untuk Reminder kita dari apa yang sudah ditulis dan apa saja yang harus dikerjakan, Kerjakan apa yang sudah ditulis dan Tulis apa saja yang sudah dikerjakan.

Itu semua dilakukan agar dipertemuan meeting selanjutnya kita bisa mengukur dan menyampaikan hasil dan evaluasinya dari List Target apa saja yang sudah disepakati (Report and Progress).

Nah sepertinya kalau kita sudah terbiasa dengan cara meeting seperti itu, saya kira meeting kita akan Produktif, terarah dan terukur sehingga suasana meeting menyenangkan dan membuat kita fokus pada kinerja. 

selamat mencoba ya.